Factuur maken als ZZP-er
Administratie

Voorbeeld: ZZP factuur maken in Word en Excel

Wanneer je als ZZP-er een dienst of product aan een klant hebt geleverd, wil je natuurlijk graag vlot betaald worden en je administratie op orde kunnen maken. Het is daarom belangrijk om op de juiste manier te factureren.

Wat is een factuur?

Een factuur heeft meerdere functies. Het is een digitaal of papieren document waarop staat dat jouw klant een betalingsverplichting heeft voor geleverde goederen of diensten. Daarnaast is het een bewijs dat er een overeenkomst is gesloten tussen jou en de klant. Een factuur wordt tevens gebruikt als verzoek om het openstaande bedrag tijdig te betalen. Tot slot is het een boekhoudkundig document.

In de meeste gevallen ben je alleen verplicht om een factuur te maken als je aan andere ondernemers levert (B2B dus). Als je producten of diensten hebt verkocht aan een particulier, dan hoef je in principe geen factuur te maken.

Hoe maak je een factuur?

Er zijn een flink wat websites en apps waarmee je eenvoudig facturen kunt maken. Stuur je als ZZP-er maar af en toe een factuur, dan kun je dit ook prima doen in software die je al hebt en kent, zoals Excel of Word.

In dit artikel help ik je met het opstellen van een factuur die voldoet aan alle eisen en probleemloos betaald kan worden. Voor de duidelijkheid, het gaat hier om een verkoopfactuur. Er bestaan namelijk ook inkoop-, credit- en pro forma facturen.

Periodiek factureren is toegestaan voor afzonderlijk geleverde producten of diensten, zolang deze periode niet langer is dan één maand.

Stap 1:

Voorbeeld factuur downloaden

Als je een factuur in Excel of Word wilt maken, hoef je natuurlijk niet het wiel opnieuw uit te vinden. Je kunt beginnen met een factuur template.

In een factuur template is de opmaak al helemaal ingesteld, zodat het alleen het toevoegen van een logo en invullen van de factuurgegevens nog nodig is.

Stap 2:

Factuureisen invullen

De Belastingdienst heeft bepaald dat een factuur pas geldig is als deze aan een aantal regels voldoet. Deze zijn vastgelegd in Artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting. In deze handleiding gaan we de factuureisen één voor één doorlopen.

Gevolgen van een onjuiste factuur

Als niet aan de factuureisen wordt voldaan, dan zal jouw opdrachtgever de factuur waarschijnlijk niet willen betalen.

Een ondernemer kan de btw (omzetbelasting) die jij in rekening hebt gebracht alleen aftrekken als alle benodigde gegevens op de factuur staan én juist zijn.

Bovendien mag de Belastingdienst boetes uitschrijven wanneer facturen niet volgens de regels zijn opgesteld of onjuiste informatie bevatten. Hetzelfde geldt als geen factuur is uitgereikt terwijl dit wel had moeten gebeuren. De boetes kunnen oplopen tot wel 5.278 euro (per factuur!), afhankelijk van de ernst van de fout.

1. Jouw bedrijfsnaam en adres

Bedrijfsnaam

Zet boven het adres de juridische naam van jouw onderneming. Dit is de naam waarmee je bij de KvK bent geregistreerd.

Als je bij klanten bekend bent onder een andere handelsnaam, dan mag je deze gebruiken op een factuur zolang de naam ook in het Handelsregister is vastgelegd.

Adres

Het adres dat je op een factuur zet, moet het vestigingsadres van je bedrijf zijn. Dit is het adres waarmee je bent ingeschreven bij de KvK.

Meestal wordt het volledige adres zo genoteerd:

  • Regel 1: Bedrijfsnaam
  • Regel 2: Straatnaam + Huisnummer
  • Regel 3: Postcode + Plaatsnaam

In veel gevallen zijn ZZP-ers genoodzaakt om hun privéadres te vermelden. Daar is helaas weinig aan te doen, behalve ergens een bedrijfsruimte huren.

Op jouw factuur mag alleen een antwoordnummer of postbus staan als het vestigingsadres ook duidelijk wordt genoemd. Benoem dan eerst het vestigingsadres en dan pas het postadres.

2. Jouw KvK-nummer

Het KvK-nummer is het nummer dat je na inschrijving bij de Kamer van Koophandel hebt ontvangen. Dit bestaat uit 8 cijfers. Ben je je KvK-nummer kwijt of heb je het even niet bij de hand? Dan kun je dit op de website van de KvK snel opzoeken in het Handelsregister

3. Jouw btw nummer (btw-id)

Als je btw-plichtig bent, dan is het nodig om jouw btw-identificatienummer op de factuur te zetten. Dit wordt ook wel btw-id genoemd (voorheen btw nummer). Het btw-id van de klant hoef je niet te vermelden.

Wanneer je geen btw-identificatienummer op de factuur zet, dan kan jouw klant geen btw aftrekken over het product of de dienst die je hebt geleverd. De factuur zal dan niet worden betaald. Het is dus belangrijk om dit onderdeel van de factuur niet te vergeten.

Waar vind ik mijn btw nummer?

Een btw nummer  ontvang je na inschrijving bij de KvK. Ben je het kwijt? Jouw btw-id is uitsluitend via de Belastingtelefoon op te vragen (0800 – 0543). Je ontvangt het nummer vervolgens per post. Houd er dus rekening mee dat dit het factureren kan vertragen.

Let op: als ZZP‘er krijg je tegenwoordig 2 nummers van de Belastingdienst: een btw-id (btw nummer) en een omzetbelastingnummer (ob-nummer). Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst.

Zorg dus dat je het juiste nummer op je factuur zet. Je kunt het btw-id herkennen aan de opbouw: NL123456789B01. Het begint altijd met de letters ‘NL’, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en ten slotte nog 2 cijfers.

4. Bedrijfsnaam en adres van de klant

Net als bij jouw eigen adres moet hier het vestigingsadres worden gebruikt. Een antwoordnummer of postbus is dus niet voldoende, ook al zou je factuur gewoon aankomen bij de klant.

Stuur je een factuur per post en wil je zeker weten dat deze aankomt? Controleer dan eerst of je het juiste adres gebruikt. Dit kun je nagaan in het Handelsregister van de KvK. Of informeer even bij de klant zelf. Dit kun je natuurlijk ook doen wanneer je twijfelt over het juiste e-mailadres.

Een website wordt niet altijd goed bijgehouden, dus deze kan verouderde gegevens bevatten. Met deze extra check voorkom je dat de factuur zoek raakt of niet geaccepteerd wordt, en je langer dan nodig op de betaling moet wachten.

5. Factuurnummer

Op elke factuur moet verplicht een uniek factuurnummer staan. Hierbij is het van belang dat de nummers  oplopen. Bijvoorbeeld 0001, 0002, 0003, enzovoorts. In deze reeks mogen geen gaten zitten, zodat de Belastingdienst weet dat alle facturen aanwezig zijn in jouw administratie.

De verplichting om door te nummeren geldt per jaar. Het is namelijk wél toegestaan om een nieuwe reeks te beginnen in een nieuw jaar.

Je zet dan het jaartal in het factuurnummer en begint elk jaar bij 1. In 2020 kan de nummering bijvoorbeeld lopen van 20200001 tot en met 20209999. In 2021 start je vervolgens met nummeren bij 20210001. Het is dus belangrijk dat per jaar duidelijk is wat de volgorde van jouw facturen is.

  • Mag ik per maand opnieuw beginnen met nummeren?
    Nee, als de laatste factuur in juni bijvoorbeeld het volgnummer 25 had, dan moet de eerste in juli nummer 26 hebben.
  • Moet ik elk jaar opnieuw een nieuwe reeks starten?
    Dat is niet verplicht. Als de laatste factuur van 2020 nummer 20200065 heeft, dan mag je in 2021 verder gaan met 20210066.
  • Uit hoeveel cijfers moet mijn factuurnummer bestaan?
    Het aantal cijfers kun je kiezen op basis van het aantal facturen dat je in een jaar verwacht. Starten bij volgnummer 0000001 is overdreven, maar 01 is misschien krap. In dat geval zou je maar 99 facturen kunnen maken.
  • Moet ik altijd bij 1 beginnen?
    Als je net bent begonnen als ZZP’er, dan wil je misschien niet dat klanten zien dat zij één van de eerste zijn die een factuur van jou krijgen. Het is gelukkig toegestaan om te beginnen bij een nummer hoger dan 1. In plaats van 0001 zou jouw eerste factuurnummer bijvoorbeeld 0018 kunnen zijn.
  • Mag ik alleen cijfers gebruiken in een factuurnummer?
    Nee, een factuurnummer hoeft niet perse uit alleen cijfers te bestaan. 2020.0001 of 2020-001 is beter leesbaar en gewoon toegestaan. Ook mag je letters gebruiken.

Tot slot is het goed om te weten dat je eventueel klantnummers kan gebruiken in jouw factuurnummering. Heb je een klant het nummer 12 gegeven in jouw administratie? Dan kun je bijvoorbeeld een factuur maken met nummer 2020.12.0001. Bij ontvangen betalingen weet je dan direct bij welke klant het hoort. Het volgnummer (0001, 0002) moet wel altijd oplopen,  ongeacht de klant. Een volgende factuur voor klant 11 krijgt daarom 2020.11.0002 als factuurnummer.

6. Factuurdatum

Vermeld de datum waarop de factuur is uitgereikt aan je klant. Dit kan de datum zijn dat je de factuur mailt of op de post doet. Het mag nooit vóór de datum liggen waarop je de factuur hebt gemaakt.  Maak je op bijvoorbeeld 25 april een factuur, dan zal dit in de praktijk de factuurdatum worden.

7. Leverdatum

Vermeld op welke datum of in welke periode je een product hebt geleverd of dienst hebt uitgevoerd. Ook als de datum gelijk is aan de factuurdatum moet deze apart op de factuur staan.

Als jouw dienstverlening meerdere dagen in beslag heeft genomen, dan mag je de datum van afronding gebruiken. Maar het is ook toegestaan om een weeknummer of een aantal dagen te genoemd, bijvoorbeeld  5 t/m 7 oktober.

Net als bij de andere factuureisen zijn er geen vaste regels voor de manier waarop je de leverdatum noemt. Dit mag bij in een aparte kolom bij elke factuurregel, in de omschrijving van de geleverde diensten/goederen, of erboven bij de factuurdatum.

8. Geleverde diensten of producten

Omschrijving

Omschrijf duidelijk wat je hebt geleverd aan jouw afnemer. Probeer hierbij zo volledig mogelijk te zijn. Heb je advies geleverd, specificeer dan in een paar woorden waar dit advies uit bestaat. Heb je een schilderklus uitgevoerd, beschrijf dan kort wat je heb geschilderd. Zo weet iedereen, ook over een jaar, waarvoor de factuur precies is opgesteld.

Omvang

Zet niet alleen een omschrijving van werkzaamheden of producten op de factuur, maar ook de omvang. Hoe je de omvang vermeldt, is helemaal afhankelijk van de afspraken met jouw klant. Hoe is het factuurbedrag tot stand gekomen?

Vaak is de omvang het aantal uren dat je hebt gewerkt voor jouw opdrachtgever. Maar het kan bijvoorbeeld ook het aantal vierkante meters zijn dat je hebt geschilderd. HHeb je een product geleverd? Noem dan het aantal stuks of kilogram.

Als je afzonderlijke werkzaamheden of goederen in één keer factureert, zet dan elke dienst of product op een aparte regel, met daarbij de omvang.

9. Btw-tarief

Het btw-tarief (belasting over de toegevoegde waarde) is in veel gevallen 21%. Voor levensmiddelen en boeken geldt het verlaagde tarief van 9%, maar ook voor diensten zoals personenvervoer en schoonmaken.

De volledige lijst vind je hier.

10. Btw-bedrag

Op jouw factuur moet duidelijk het bedrag aan btw worden genoemd. De volledige bedragen inclusief en exclusief btw zijn dus niet voldoende. Op de factuur zet je bijvoorbeeld dit:

Totaalbedrag excl. btw79,00
Btw (21%)16,59
Totaalbedrag incl. btw95,59

Btw berekenen is heel makkelijk. Neem het bedrag exclusief btw en vermenigvuldig dit met 0,21 (als het btw-tarief 21% is).

Bijvoorbeeld: 79 x 0,21 = 16,59. Wil je een bedrag inclusief btw terugrekenen naar exclusief? Deel het dan door 1,21 (95,59 : 1,21 = 79).

Het btw-bedrag mag je afronden op 2 cijfers achter de komma. Kijk hiervoor naar het 3e cijfer achter de komma. Als dit lager is dan 5 is dan rond je af naar beneden; is het een 5 of hoger dan rond je af naar boven:

  • 54,214 > 54,21
  • 54,215 > 54,22
  • 54,216 > 54,22

Dit kun je automatisch laten doen als je een factuur in Excel maakt. Hoe het werkt lees je hier. In de voorbeeldfactuur wordt hier al rekening mee gehouden.

11. Totaalbedrag exclusief btw

Dit spreekt voor zich: tel de bedragen van alle diensten of producten bij elkaar op, zodat jouw klant in één oogopslag ziet wat je in rekening brengt.

Extra: handig om te vermelden

Naast de verplichte informatie zijn er wat dingen die je kunt toevoegen om je factuur te verbeteren:

  • Jouw logo
  • Jouw rekeningnummer (fijn om betaald te kunnen worden!)
  • Het totaalbedrag inclusief btw (dit is het bedrag dat jouw klant daadwerkelijk moet overmaken, dus het is eenvoudiger als hij niet zelf hoeft te gaan rekenen)
  • E-mail of telefoonnummer (zodat je bereikbaar bent voor vragen over de factuur)
  • Een vriendelijke bedankje voor de gedane zaken (zie ook mijn tips hieronder)
  • Betalingsvoorwaarden (zodat duidelijk is wanneer en hoe je de betaling verwacht)
  • Vervaldatum van de factuur
  • Algemene voorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden
  • Jouw website en/of social media kanalen (breng je merk nog eens extra onder de aandacht!)

Stap 3:

Controleer en verzend je factuur

Een klein foutje kan ervoor zorgen dat je factuur niet op tijd betaald kan worden. Er ontstaat niet alleen verwarring, maar het komt ook slordig over.

Controleer facturen daarom altijd op taal- en rekenfouten voordat je ze verstuurt. En zorg er zeker voor dat je alle gegevens aanpast als je een Word of Excel bestand kopieert! Een factuur met de naam van een andere klant sturen maakt geen goede indruk.

Facturen mag je zowel per e-post als e-mail verzenden. Wil je liever mailen, dan is het nodig om dit eerst met jouw klant af te stemmen.

Hoe lang moet ik een factuur bewaren?
Van elke factuur die je maakt, moet je 7 jaar een kopie bewaren. Gaat het om een factuur voor onroerend goed of digitale diensten die je levert aan klanten in het buitenland? Dan is het nodig om hem 10 jaar te bewaren. Dit mag digitaal, dus uitprinten van digitale facturen is niet nodig. Ook is het toegestaan om papieren facturen te scannen en de originelen weg te gooien. Om aan de bewaarplicht te voldoen moet een gescande factuur goed leesbaar en compleet zijn.

Stap 4:

Ontvang je betaling

Je factuur is klaar en verzonden, op naar de volgende klus! Wat nu nog overblijft is het ontvangen van de betaling. Aangezien aan alle factuureisen is voldaan, staat niets een tijdige betaling in de weg.

Hieronder vind je 5  tips om dit verder te bespoedigen. Er zijn namelijk een aantal dingen die je voor en na het factureren kunt doen om jouw klanten te stimuleren zo snel mogelijk te betalen.

5 tips voor snelle betaling

1. Stuur een herinnering per e-mail

Misschien wel de beste manier om wanbetalers te voorkomen, is het mailen van een vriendelijke herinnering. Stuur een e-mail naar jouw klant als 1 of 2 dagen voor de vervaldatum van de factuur nog niet is betaald. Zo kun je voorkomen dat je een klant moet aanspreken op het feit dat hij een wanbetaler is. Dat voelt een stuk minder ongemakkelijk.

2. Bedank je klant oprecht

Factureren hoeft niet puur een administratieve taak te zijn. Het kan ook een moment zijn om een positieve indruk achter te laten bij je klant.

Vaak is onderaan facturen een zinnetje te vinden als “Gelieve het verschuldigde bedrag binnen 30 dagen over te maken” of “U wordt vriendelijk verzocht de factuur voor de vervaldatum te voldoen”.

Duidelijk, maar erg formeel en klanten zullen er niet enthousiast van worden. Beter is het toevoegen van een bedankje. Dit kan een simpele zin zijn, maar het geeft aan dat je jouw klant waardeert. En dit heeft mogelijk een positief effect op zijn betaalgedrag!

Stuur je een factuur per post? Doe er dan eens een handgeschreven kaartje bij, met daarop een persoonlijk bedankje voor de opdracht (“Bedankt voor de fijne samenwerking!”)  of aankoop (“Bedankt voor je bestelling en veel plezier met je aankoop!”).

Ook B2B heb je gewoon met mensen te maken, dus een individuele benadering wordt meestal op prijs gesteld.

3. Besteed aandacht aan branding

Uit onderzoek van Due, een grote Amerikaanse betalingsverwerker, is gebleken dat simpelweg een logo aan facturen toevoegen de kans op betaling verdrievoudigd! Met een logo zal jouw factuur eerder opvallen en is ie meteen herkenbaar voor je klant.

Je kunt ook een stapje verder gaan en een eigen huisstijl (laten) ontwerpen. Gebruik naast een logo ook op elke factuur hetzelfde lettertype en dezelfde kleuren. Aandacht voor details zorgt niet alleen voor herkenbaarheid, maar ook voor een professionele uitstraling van jouw factuur.

4. Factureer snel en met regelmaat

Maak er een gewoonte van om je facturen meteen te versturen als een klus is geklaard.

Het werk dat je hebt gedaan zit nog vers in het geheugen van je klant en het verband met jouw factuur is direct duidelijk, waardoor deze minder snel zal blijven liggen.

Heb je vaste klanten die maandelijks een factuur van jou ontvangen? Verstuur je factuur dan elke maand op dezelfde dag. Regelmaat kan de kans vergroten dat je tijdig betaald wordt.

5. Laat late betaling geen gewoonte worden

Een betaling die te laat is kan een keer voorkomen, maar zorg ervoor dat het voor de klant geen gewoonte wordt.

Wees de eerste keer begripvol, maar geef aan dat je bij de volgende factuur verwacht dat deze wél binnen de gestelde termijn wordt voldaan.

Heb je de betaaltermijn een keer verlengd op het verzoek van de klant? Geef dan aan dat dit eenmalig was, zodat het niet gebruikelijk wordt.

Is een klant laks met betalen? Als je diensten levert, dan kun je er eventueel ook  voor kiezen om een nieuwe opdracht ‘in de wacht’ te zetten tot de voorgaande factuur is betaald. Als de klant in kwestie jouw dienstverlening op prijs stelt, dan zal de betaling niet lang meer op zich laten wachten.